Publicado originalmente en Corporate Event News
Cada vez es más evidente que nosotros, como sociedad, debemos nivelar nuestras expectativas para un mundo post-COVID. Aunque es posible que haya una vacuna disponible este mismo invierno (o incluso antes), no es realista creer que una vacuna será el elixir que devuelva inmediatamente la vida a la normalidad. Siendo realistas, vamos a tener que gestionar los resultados duraderos de esta pandemia durante al menos los próximos dos o tres años.
Esto significa que podemos esperar años de brotes más pequeños y localizados, que podrán prevenirse o contenerse con altos niveles de adhesión a las precauciones básicas de distanciamiento social, un sofisticado rastreo de contactos y una sólida infraestructura de pruebas y cuarentena.
En otras palabras, si el sector de los eventos especiales quiere volver a prosperar, tendrá que liderar la prevención y la contención. Esto significa aprovechar la tecnología para gestionar el riesgo de convertirse en un incidente de superdifusión, que siempre es una fuerte posibilidad cuando se reúnen grandes grupos de personas de todo el mundo en un espacio interior o en una pequeña ubicación geográfica.
¿Qué significa esto en términos prácticos?
Recogida de datos
La tecnología que permite identificar a los asistentes, los vendedores, los medios de comunicación y el personal a través de la tecnología de reconocimiento facial y las tarjetas de identificación con chips incorporados tiene un gran potencial. Los gestores de eventos que apliquen esta tecnología de forma generalizada podrán recopilar datos sobre el tráfico de personas y los patrones de asistencia a los paneles, los discursos y los talleres. Esto permitirá al personal de programación establecer planos de planta, escalonar las comidas y las horas felices, programar las entregas y gestionar la logística del programa de forma que se maximice la eficiencia en el uso del espacio y se permita el distanciamiento social sin comprometer la energía del evento.
Gestión de la cola
Con un número significativamente reducido de asistentes y participantes dispuestos a utilizar quioscos, los planificadores de eventos deben revisar la experiencia de registro. Volver a las largas colas en el puesto de registro no es una opción. Las plataformas que permiten a los asistentes utilizar su teléfono inteligente para concertar citas para reuniones ejecutivas, recoger bolsas de regalo, realizar demostraciones de productos, realizar entrevistas de prensa y conseguir comida mantendrán el tráfico de personas distribuido de forma eficiente por todo el recinto del evento.
Localización de contactos
Los planificadores de eventos que contribuyan positivamente a los esfuerzos de rastreo de contactos una vez que un asistente dé positivo en una fecha posterior, tendrán más facilidad para generar confianza en el público para futuros eventos y entre los funcionarios locales. La buena noticia es que las plataformas de recopilación de datos de tráfico y de gestión de colas proporcionan todas las herramientas necesarias para ayudar a los rastreadores de contactos a trazar un mapa de la posible propagación del virus y a ponerse en contacto de forma proactiva con las personas que puedan haber estado muy expuestas a un paciente específico de COVID-19.
De cara a los próximos años, no podemos caer en la complacencia. Por el contrario, el sector de los eventos debe continuar siguiendo las directrices establecidas por nuestros líderes, al tiempo que implementa soluciones tecnológicas nuevas e innovadoras que nos mantengan seguros y productivos mientras esperamos que las intervenciones médicas se arraiguen.
